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LIDERE REUNIÕES QUE FUNCIONAM!

Com objetivos e processos claros, você transforma suas reuniões em momentos produtivos e agradáveis  

(*) Gustavo G. Boog

Reuniões são perda de tempo! Reuniões não servem para nada! É muito blá-blá-blá e pouca decisão! Saí da reunião e não entendi nada! Reuniões são muito longas! Nunca começam na hora! Tem gente demais! Muita conversa paralela! Já estava tudo decidido… Muitas interrupções! Por que estou nesta reunião?

Isso lhe soa familiar? Você já ouviu isso, ou já falou isso, com certeza!

As reuniões são o mais importante fórum para a tomada de decisões, para informar pessoas ou coletar opiniões. Elas são o local para o exercício do gerenciamento participativo, dentro dos novos paradigmas holísticos, que tanto enfatizam o trabalho em equipe. Mas as reuniões, sem uma tecnologia adequada para sua execução, se tornam um flagelo na vida das pessoas e das empresas.

As reuniões que funcionam são o ponto de equilíbrio entre as necessidades individuais e as grupais. Para funcionarem elas precisam de clareza de objetivos e de processos para sua condução. Como líder de uma reunião, você é o responsável por isto!

A seguir estão itens para ajudá-lo a transformar as reuniões em momentos produtivos, descontraídos e decisivos. Assinale sua escolha nas alternativas, some e confira os resultados.

1. As reuniões que conduzo tem objetivos claros

a)      quase sempre

b)      às vezes

c)      quase nunca

2. As pessoas que vem para as reuniões que eu lidero conhecem bem estes objetivos e tem o tempo de se preparar

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

3. Na abertura da reunião eu coloco o grupo à vontade, com algum “quebra gelo”

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

 

 

4. Logo no início da reunião eu deixo bem claro se a reunião é informativa, de coleta de opiniões ou de tomada de decisões

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

5. Na apresentação do assunto os fatos são apresentados com objetividade, se possível  com ilustrações e recursos de apoio como impressos ou datashow

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

6. Quando assuntos adicionais são trazidos e a reunião foge de seu objetivo, eu trago a discussão de novo ao seu foco

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

7. Nos momentos de troca de idéias eu encorajo a participação de todos, de forma amistosa, distribuindo a atenção

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

8. Ao final da reunião nós sempre chegamos a uma conclusão e combinamos as providências, datas e responsáveis

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

9. As reuniões que lidero iniciam e terminam nos horários combinados

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca


 

10. Antes do início da reunião eu me preparo estruturando o roteiro da reunião: objetivos, tópicos a serem abordados, tempo para item e eventual intervalo

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

11. No convite aos participantes tenho especial cuidado com o tamanho do grupo e diferenças de conhecimento e de hierarquia

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

12. Principalmente nas reuniões de tomada de decisão eu envio aos participantes com antecedência dados e informações relacionados ao objetivo

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

13. Eu informo com boa antecedência o dia, local e hora de início e término da reunião

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

14. Tenho um especial cuidados prévios com a instalação e teste de equipamentos necessários, com o material da reunião e com a preparação do local (cadeiras/ iluminação/ ventilação/ etc.)

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

15. Tenho cuidado em adquirir um conhecimento completo dos assuntos a serem discutidos na reunião

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca


 

16. Estudo e conheço previamente as características do pessoal que vai participar da reunião.

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

17. Procuro predeterminar o modo de manter o máximo interesse e entusiasmo por parte do grupo.

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

18. Busco antecipar as situações e as dificuldades que possam surgir.

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

19. Na condução da reunião procuro ouvir mais que falar e uso o humor de forma adequada

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

20. Uso trajes adequados ao perfil do grupo

a) quase sempre

b) às vezes

c) quase nunca

a = 2 pontos     b = 1 ponto     c = 0 ponto

Entre 31 e 40 pontos – você é um excelente líder de reuniões. Suas reuniões são produtivas, agradáveis e resultam numa intensa motivação dos participantes

Entre 16 e 30 pontos – suas reuniões estão “mornas” em termos de objetivos e processo, e podem ser melhoradas. Em alguns aspectos suas reuniões já estão sendo conduzidas com muito bom nível, mas em muitos outros pontos suas reuniões podem melhorar ainda muito

Entre 0 e 15 pontos – suas reuniões são um horror! Além de não produzirem os resultados esperados, as pessoas só estão indo às suas reuniões por obrigação. Você tem tudo para melhorar! Faça isto com prioridade máxima e desfrute de sua transformação.

(*) GUSTAVO G. BOOG é Consultor e Terapeuta Organizacional, Diretor da Boog & Associados e autor de diversos livros, entre os quais o “Faça a Diferença!”

 

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