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COMUNICANDO BEM COM O

“BOM DIA, PESSOAL!”

Gustavo G. Boog(*) 

Comunicação deficientes são uma dificuldade comum que encontramos na maioria  das organizações: o pessoal se sente pouco informado e até excluído do fluxo de informações, chefes reclamam que o pessoal não lhe traz dados corretos sobre o que  está acontecendo, as relações entre área independentes muitas vezes é cheia de conflitos, amarguras  e posturas defensivas, e há  excesso de rumores, boatos e fofocas.

Buscar tratar estes sintomas apenas com sistemas baseados em tecnologia da informação, com vídeo – conferências, quadros de avisos ou boletins interno mostra-se insuficiente e às vezes até inadequado. É preciso estimular a  comunicação quente, o olho no olho, a face a face. A verdadeira comunicação ocorre entre pessoas, e o lado técnico/conteúdo da informação precisa necessariamente ser integrado à forma. É sabido que a eficácia  da comunicação depende muito menos do  “o que é dito” e muito mais do “como é dito”. E aí entra a postura corporal e o tom de voz (por aí se vê que apenas o email não resolve as comunicações!). Colocando de outra forma: a razão deve estar integrada à emoção para que o processo de comunicação seja eficaz.

Muitas organizações têm dinamizado suas comunicações com o sistema “Bom Dia, Pessoal!“. São reuniões diárias e curtas de 5 a 10 minutos, envolvem 100% do pessoal da empresa em reunião encadeadas e realizadas usualmente no início do expediente no próprio local de trabalho, reunindo o líder e sua equipe. O “Bom Dia, Pessoal!” reforça um poderoso canal de 2 vias: o líder fala e ouve, a equipe fala e ouve. Os temas tratados são os de interesse direto do grupo (ocorrências do dia anterior, dificuldades com clientes, como lidar com uma ameaça de greve nos transportes públicos, sugestões para melhorar produtividade, etc.), assim como são uma oportunidade de se transmitir e discutir as políticas da empresa. Cada gerente se torna um gerente de RH. Tem sido interessante colocar um “tema do mês”, em que uma parte das reuniões necessariamente trata deste assunto, por exemplo organização e  limpeza no local de trabalho, foco no cliente, desperdícios, etc. O “Bom Dia, Pessoal!” tem uma agenda própria onde ficam registrados os fatos relevantes e pendências. Os resultados mensais do “Bom Dia, Pessoal!” são discutidos na equipe  dirigente e divulgados à empresa. É comum ocorrerem premiações e celebrações de feitos relevantes alcançados por pessoas ou por equipes.

O “Bom Dia, Pessoal!” é um sistema simples, de baixo custo de implantação e de operação, que traz resultados expressivos. O sistema se integra a toda a estratégia de comunicações da empresa. Alguns cuidados são fundamentais para o sucesso:

  • Os líderes devem ser treinados e estimulados para este papel de  “comunicador”: nossa experiência  mostra que a maioria das pessoas tem dificuldades sérias para conduzir reuniões e falar em público. Há uma tecnologia simples e eficaz para conduzir reuniões, bem como para apoiar emocionalmente a superação destes medos
  • Temas comportamentais de liderança, equipe e comunicação complementam as competências necessárias para o “Bom Dia, Pessoal!”.
  • Deve haver um apoio de agendas e registros ( isto não quer dizer burocracia!)
  • Todos os níveis devem participar do “Bom Dia, Pessoal!” todos os dias. O exemplo dos níveis de  direção é fundamental ao sucesso. A qualidade da persistência é básica.
  • O “Bom Dia, Pessoal!” busca reforçar as comunicações em dois sentidos: posturas autoritárias e centralizadoras devem ser flexibilizadas.
  • Todas as sugestões geradas precisam de respostas a curto prazo.
  • Melhorias decorrentes do sistema deve ser reconhecidas, recompensadas e se possível celebradas.

(*) Gustavo G. Boog é Consultor e Terapeuta Organizacional, conduzindo projetos de elevação da competência pessoal, grupal e empresarial. Fone (11) 5183-5187 E-mail contato@boog.com.br Sites www.boog.com.br www.ecotraining.com.br

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